Toutes vos questions sur l’organisation d’un séminaire

Pour le format le plus demandé, un séminaire de 3 jours / 2 nuits, il est possible de construire un programme tout inclus à partir de 600 € par personne, sur la base de chambres twin et hors transport aérien. Dans les faits, le budget moyen que nous constatons pour ce format se situe autour de 800 € par personne. Il varie selon la destination, la saison, la catégorie d’hébergement, le nombre de participants et les activités choisies. Chacune de nos idées de séminaire affiche un indicateur de budget, et nous construisons ensuite une proposition chiffrée à partir de votre cahier des charges.

Idéalement 4 à 6 mois avant le départ. Ce délai est plus long pour un grand groupe, une période très demandée (printemps, automne, grands événements locaux) ou la privatisation d’un hôtel. Pour un petit groupe, 2 à 3 mois peuvent suffire. Contactez-nous dès que vos dates se précisent : plus le choix est ouvert, meilleures sont les options.

Nous organisons des séminaires de 10 à 300 participants environ, du comité de direction à la convention. Le programme, les lieux et l’encadrement sont adaptés à votre effectif.

Le printemps (avril à juin) et l’automne (septembre-octobre) offrent le meilleur équilibre entre météo, disponibilités et budget dans la plupart de nos destinations. L’été convient aux formules balnéaires et nautiques. En hiver, misez sur les destinations ensoleillées toute l’année comme les Canaries, Madère, la Costa del Sol, Malte ou Marrakech.

En moyenne quelques jours. Ce délai nous permet de récupérer des tarifs à jour pour vos dates et de vérifier les disponibilités auprès des prestataires, afin de vous remettre une proposition réaliste et non une simple estimation.

Non. Nos formules sont conçues pour vous inspirer et vous donner une première idée du programme et du budget. Chaque séminaire est ensuite entièrement adapté à votre groupe, à vos objectifs, à votre rythme et à votre enveloppe.

Oui. Nous partons de vos objectifs (cohésion, travail, récompense, lancement…), du profil de vos participants et de votre budget pour construire le programme : choix de la destination, de l’hôtel, des activités, des restaurants et du rythme des journées. La proposition reste modulable tant que vous ne l’avez pas validée par écrit.

L’ensemble du séjour sur place : hébergement, transferts, restauration, salles de réunion, team building, soirées, visites et coordination. Nous pouvons aussi n’organiser qu’une partie du séminaire, par exemple les activités et les dîners si vous avez déjà réservé votre hôtel.

Oui, par l’intermédiaire d’une agence partenaire spécialisée dans le transport aérien, que nous mettons en relation avec vous. La gestion des vols et celle des prestations sur place sont traitées par deux prestataires distincts : W-Events ne peut être tenue pour responsable des retards, modifications ou annulations émanant des compagnies aériennes ou ferroviaires.

Un interlocuteur dédié chez W-Events, qui centralise tout le projet : hôtel, activités, restaurants, transferts, salles et logistique. Vous n’avez pas à coordonner vous-même les différents prestataires.

Oui. Selon la taille du groupe et le programme, vous êtes accompagnés par un coordinateur de notre partenaire local et, si vous le souhaitez, par un tour leader W-Events. Ils veillent au bon déroulement de chaque étape et sont joignables à tout moment.

Oui, c’est le cœur de notre fonctionnement. Nous travaillons avec des agences réceptives et des prestataires locaux que nous connaissons et que nous avons testés : ils connaissent le terrain, les meilleures adresses et savent réagir vite sur place.

W-Events conçoit et coordonne votre séminaire en tant qu’intermédiaire entre vous et ses partenaires locaux sélectionnés. Les prestations sont réservées auprès de ces partenaires, selon leurs propres conditions de paiement et d’annulation, qui vous sont communiquées au moment de la validation du projet.

La réservation est confirmée à la validation écrite du programme, accompagnée d’un premier acompte. Lorsque le séminaire a lieu dans environ 3 mois ou plus, le règlement se fait généralement en trois fois (50 %, 30 %, 20 %) ; à plus courte échéance, en deux fois (50 %, 50 %). Cet échéancier s’adapte aux conditions des hôtels et des prestataires.

Elles dépendent des hôtels et des prestataires retenus et sont précisées dans chaque proposition, avant toute validation. Toute modification de dates ou de services doit être faite par écrit et peut entraîner un ajustement budgétaire, étudié avec le partenaire local.

L’effectif peut être ajusté tant que les délais contractuels des prestataires le permettent. Prévenez-nous par écrit le plus tôt possible : nous étudions l’impact avec nos partenaires (chambres, transferts, restauration) et vous transmettons le budget mis à jour.

Nos prestataires disposent de leur propre assurance responsabilité civile. Vous pouvez souscrire une assurance complémentaire (assistance médicale, rapatriement, perte de bagages…), par exemple auprès d’Europ Assistance.

Allergies, intolérances, menus végétariens ou végans, sans porc : vous nous les communiquez en amont et nous les transmettons à chaque restaurant et prestataire. Nous tenons aussi compte des contraintes de certains participants (mobilité réduite, grossesse, condition physique pour les activités) dans le choix des lieux et des activités.

Météo défavorable, retard de transport, prestataire indisponible : l’équipe locale et W-Events cherchent immédiatement une solution et adaptent le programme (activité de repli, changement d’horaire, autre lieu) pour préserver l’expérience de votre groupe.

Principalement en Espagne (Barcelone, Andalousie, Baléares, Madrid, Valence, Canaries…) et au Portugal (Lisbonne, Porto, Algarve, Madère…), mais aussi à Marrakech, à Malte, en Italie, en Grèce, à Prague et ailleurs dans le monde. Pour des séjours d’exception, découvrez notre collection Prestige.